Publicerat 31 oktober 2018 i kategorin Artiklar

Arkivering av kvitton och fakturor

Det är viktigt att du i ditt företag arkiverar kvitton, fakturor och annan räkenskapsinformation på rätt sätt. Vi sammanfattar vilket ansvar du har som företagare och vad som gäller när du upphör med eller överlåter ditt företag.

Du måste spara företagets räkenskapsinformation i minst sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Om ditt företag har brutet räkenskapsår, till exempel 1/7 till 30/6, innebär det att du måste spara räkenskapsinformationen i sju år och sex månader. Men du kan till följd av exempelvis preskriptionsregler eller skatteregler behöva spara informationen under ännu längre tid.

Papper eller elektroniskt

Enligt bokföringslagen är det tillåtet att fotografera eller skanna fakturor, kvitton eller annan räkenskapsinformation företaget fått på papper, för att kunna spara dem på data-media. Men du får inte förstöra pappersfakturorna eller
kvittona efter att du skannat dem. Dessa måste företaget spara under minst tre hela kalenderår efter det år som företagets räkenskapsår avslutades. Sedan kan du kasta dem.

Det omvända gäller också. Får ditt företag en elektronisk faktura kan du skriva ut den och spara den på papper. Men företaget måste då samtidigt spara den elektroniska fakturan under minst tre hela kalenderår efter det år som företagets räkenskapsår avslutades.

Både papper och elektroniskt

Tar ditt företag emot en faktura både på papper och elektroniskt i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form den ska sparas. Det innebär att om företaget väljer att spara den elektroniska fakturan kan du kasta pappersfakturan.

Men det gäller inte om företaget får en pappersfaktura som du sedan fotograferar eller skannar. Företaget har då inte tagit emot fakturan i olika form utan fört över den från en form till en annan.

Kvitton på utlägg

Om en anställd gör ett inköp för ditt företags räkning är det en affärshändelse i företaget. Det gäller oavsett om den anställde betalar med egna eller företagets pengar eller kort. Kvittot som den anställde får vid köpet är företagets och ska hanteras på samma sätt som när ditt företag gör egna inköp. Det innebär att om den anställde tar emot ett papperskvitto ska det kvittot lämnas till företaget så att det kan arkiveras. Har den anställde endast tagit emot kvittot elektroniskt, ska företaget spara det elektroniskt.

Kundfakturor

Fakturor som företaget upprättar ska bevaras i det skick du sammanställt och sparat dem i företagets bokföring. Det innebär att om du upprättar en kundfaktura elektroniskt men presenterar den i pappersform i företagets bokföring, ska fakturan arkiveras i pappersform. Det gäller oavsett om du skickar fakturan elektroniskt eller på papper till kunden.

När företaget överlåts eller upphör

Har du en enskild firma är det du som är ansvarig för arkiveringen av företagets räkenskapsinformation. Överlåter du verksamheten behåller du arkiveringsskyldigheten för tiden före överlåtelsen. Detsamma gäller om du avslutar firman. Ditt ansvar kvarstår då arkiveringstiden ut. När du avlider övertar dödsboet arkiveringsskyldigheten, men upphör när dödsboet skiftats. Därefter finns inte längre någon arkiveringsansvarig.

Juridisk person

Bedrivs ditt företag i aktiebolagsform är det företaget som ansvarar för arkiveringen. Men ytterst blir det ändå du som är ansvarig om du ingår i företagets styrelse.

Vid en överlåtelse följer ansvaret för räkenskapsinformationen med företaget.

Arkiveringsansvaret kan inte avtalas bort. Det innebär att om företaget låter till exempel ett arkiveringsföretag eller en redovisningskonsult sköta arkiveringen, måste företaget försäkra sig om att arkiveringsreglerna följs och se till att det går att få tillgång till all räkenskapsinformation under hela arkiveringstiden.

Likvidation

Begär du ditt bolag i likvidation utses en likvidator som ersätter styrelsen. Han avvecklar bolaget och fördelar eventuellt överskott mellan aktieägarna. Bolaget är upplöst när likvidatorn har lagt fram sin slutredovisning på en bolagsstämma. Likvidatorn har därefter ett fortsatt ansvar för att arkivera företagets räkenskapsinformation. När ett handelsbolag likviderats utan likvidator är det bolagsmännen som har det ansvaret.

Fusion

Har ditt bolag fusionerats med ett annat företag har samtliga tillgångar och skulder tagits över av det andra företaget. Samtidigt har ditt bolag upplösts utan likvidation. Det övertagande företaget övertar vid fusionen ansvaret för att arkivera det överlåtande bolagets räkenskapsinformation.

Konkurs

Försätts ditt företag i konkurs är du skyldig att överlämna företagets räkenskapsinformation till konkursförvaltaren.

Räkenskapsinformation som avser tiden före konkursen ska efter avslutad konkurs återlämnas till företaget. Det har trots konkursen ett fortsatt arkiveringsansvar.

Visar det sig vara svårt för konkursförvaltaren att återlämna räkenskapsinformationen ska den överlämnas till Kronofogden, som är tillsynsmyndighet över konkursförvaltningen. I praktiken brukar dock konkursförvaltaren, efter avslutad konkurs, skicka räkenskapsinformationen till ett arkivföretag där den förvaras under den återstående arkiveringstiden.

Räkenskapsinformation som härrör från själva konkursboet ska bevaras av konkursförvaltaren.

bfn.se

Publicerat 14 september 2022

Rekrytering: Så gör du för att hitta rätt personal

Dags att rekrytera? För att lyckas behöver ni bland annat: kartlägga era faktiska behov, säkra ert varumärke som arbetsgivare (employer branding), göra en realistisk tidsplan och vara beredda att ta in hjälp. Det konstaterar Camilla Elfving, senior rekryteringskonsult vid Poolia och medlem i Srf lön utbildningsråd.Camilla Elfving, som jobbat i rekryteringsbranschen i över 20 år, …

Läs mer

Publicerat 14 september 2022

Skilsmässomånaden nära: Så görs ett äktenskapsförord

Som företagare och redovisningskonsult är det viktigt att vara förberedd på olika situationer, både för dig själv och som rådgivare till dina kunder. Om du är gift, vad händer ekonomiskt vid skilsmässa och hur påverkar en skilsmässa redovisningsbyrån?Cirka 35 procent av alla över 20 år är gifta. Under åren 2006–2019 gifte sig cirka 50 000 par per år. 2020 och 2021 sjönk …

Läs mer

Publicerat 14 september 2022

Onboarding: Så hjälper du en ny kollega att trivas och prestera

– Skillnaden mellan introduktion och onboarding? Jag skulle säga att introduktion handlar om att en nyanställd får veta vad som behövs för att börja jobba. En onboardning går djupare och talar om varför och hur jobbet ska göras, kopplat till bolagets kultur och värderingar. Onboarding innebär att företaget aktivt, under en längre tid, lyssnar till vad den nyanställde behöver …

Läs mer

Publicerat 14 september 2022

Reseavdraget förändras i grunden

Vid kommande årsskifte förändras reglerna kring arbetsresor. Förhoppningen är att de nya reglerna ska förenkla och ha en positiv miljöeffekt.En arbetsresa är den resa en anställd gör direkt mellan bostaden och tjänstestället. Det är det reseavdraget som nu får en ny form. Dagens reseavdrag är det vanligaste avdrag som privatpersoner gör i inkomstdeklarationen. Det är också …

Läs mer

Publicerat 16 juni 2022

Nytt om LAS

Riksdagen har beslutat om en reformerad arbetsrätt. Ändringarna är ett resultat från det s k januariavtalet 2019 om att modernisera arbetsrätten. De flesta av lagändringarna träder i kraft den 30 juni 2022 och tillämpas första gången den 1 oktober 2022. Avsikten med de beslutade ändringarna har varit att skapa flexibilitet och trygghet på̊ arbetsmarknaden. De nya reglerna i …

Läs mer

Publicerat 16 juni 2022

Ytterligare nyheter i LAS

Utöver ändringarna i lagen om anställningsskydd (LAS), som var ett resultat från det s k januariavtalet 2019 om att modernisera arbetsrätten, har även ändringar i LAS beslutats som har föranletts av införlivandet av EU:s arbetslivsdirektiv. Dessa ändringar träder i kraft den 29 juni.Utöver ändringarna i LAS berörs även lagen om arbetstid m.m. i husligt arbete, arbetstidslagen, …

Läs mer

Publicerat 16 juni 2022

Nya åtgärder ska stoppa momsbedragare

Flera åtgärder har vidtagits på momsområdet för att förhindra bedrägerier och skatteundandragande. Till exempel har omvänd skattskyldighet införts vid omsättning av vissa varor och tjänster, senast vad gäller mobiltelefoner med mera. Regeringen har den 9 juni 2022 gett en särskild utredare i uppdrag att föreslå ytterligare åtgärder för att förhindra bedrägerier och …

Läs mer

Publicerat 16 juni 2022

Ny standard för bankbetalningar

P27 medför enklare och säkrare hantering över gränserna. Som ett led i detta kommer bankerna att gå över till den internationella ISO-standarden (ISO 20022) vid filöverföring. Vad innebär det? Betalningsinfrastrukturen i Sverige genomgår en stor förändring. Den innebär införande av ett gemensamt nordiskt regelverk och en nordisk betalningsinfrastruktur, kallad P27. P27 medför …

Läs mer

Publicerat 2 juni 2022

Beslut i riksdagen: Åldersgränser för pension ska höjas

Igår kom beslutet från riksdagen: Åldersgränser i pensionssystemet och i kringliggande system höjs med ett år från och med 2023. Justeringarna är ett steg mot den så kallade riktåldern för pension, som börjar gälla 2026.Riksdagens beslut Riksdagen har den 31 maj 2022 beslutat att höja åldersgränser i pensionssystemet och i kringliggande system. Läs riksdagens beslut här. …

Läs mer

Publicerat 19 maj 2022

Två år – sedan är tiden för semesterlön över

Semestertider närmar sig. Den svenska semesterhanteringen är ett av de svåraste områdena att hantera ur ett löneperspektiv. Vad händer om det blir fel? Om en anställd anser att semesterberäkning inte har gjorts korrekt är det en begränsad tid för att begära semesterlön, semesterersättning eller skadestånd enligt semesterlagen. Preskriptionstiden är enligt semesterlagen …

Läs mer

Gå till startsidan